Как проверить контрагента перед сделкой: что смотреть, чтобы не потерять деньги и вычет НДС

Проверить контрагента — значит до подписания договора убедиться в трёх вещах: компания или ИП существует и работает, договор подписывает человек с полномочиями, а у партнёра есть реальная возможность выполнить обещанное. Почти всё это выясняется бесплатно по ИНН: выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и открытые данные налоговой о долгах, уплаченных налогах и численности работников.

От проверки зависят две вещи. Первая — деньги: предоплата, отправленная фирме без людей и имущества, часто не возвращается даже по решению суда, потому что взыскивать не с чего. Вторая — налоги: если по документам товар поставила одна компания, а на деле неизвестно кто, налоговая вправе не принять вычет НДС и расходы по такой сделке (статья 54.1 НК РФ). Абсолютной защиты проверка не даёт, но она показывает, что вы выбирали партнёра как разумный предприниматель, и даёт аргументы в споре с инспекцией.

Если коротко: перед первой сделкой получите выписку из ЕГРЮЛ, посмотрите налоговые данные контрагента, картотеку судов и приставов, сверьте подписанта с реестром или проверьте его доверенность. Сохраните найденное с датой. В договор впишите заверения контрагента о себе и условие о возмещении потерь, если налоговая снимет вычет по сделке с ним.

Налоговая проверка контрагента: чего требует закон

Слов «должная осмотрительность» в Налоговом кодексе нет. Так налоговые органы и суды называют проверку партнёра, которую разумный бизнес делает до сделки. Прямой обязанности проверять контрагента закон не устанавливает, но правила о вычетах и расходах построены так, что без проверки рискуете вы, а не поставщик.

Статья 54.1 НК РФ (извлечение). 1. Не допускается уменьшение налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни … 2. При отсутствии обстоятельств, предусмотренных пунктом 1 настоящей статьи, по имевшим место сделкам (операциям) налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу и (или) сумму подлежащего уплате налога … при соблюдении одновременно следующих условий: 1) основной целью совершения сделки (операции) не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога; 2) обязательство по сделке (операции) исполнено лицом, являющимся стороной договора, заключенного с налогоплательщиком, и (или) лицом, которому обязательство по исполнению сделки (операции) передано по договору или закону.

Отсюда главный вопрос инспекции: кто на самом деле привёз товар, выполнил работы, оказал услуги. Если у поставщика не было ни склада, ни транспорта, ни людей, а товар пришёл от другого лица, вычет и расходы по сделке могут снять, даже когда бумаги оформлены без единой ошибки.

Есть и защита для добросовестного покупателя. Подпись неустановленного или неуполномоченного лица на первичных документах, нарушение контрагентом налогового законодательства и возможность получить тот же результат другими сделками сами по себе не основание отказать в вычете или расходах (пункт 3 статьи 54.1 НК РФ). Но если выяснится, что сделки фактически не было или её исполнил кто-то другой, это правило не поможет.

Для НДС важны и документы. Вычет делают на основании счёта-фактуры после принятия товара, работ или услуг на учёт при наличии первичных документов (пункт 1 статьи 172 НК РФ). Счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо лица, уполномоченные приказом или доверенностью, у ИП — сам предприниматель или его представитель по доверенности (пункт 6 статьи 169 НК РФ).

Проверка контрагента на сайте налоговой по ИНН: выписка из ЕГРЮЛ

Начинать стоит с выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, для ИП — из ЕГРИП. Сведения реестров открыты и общедоступны, а выписка о конкретной компании или предпринимателе в электронном виде выдаётся бесплатно (пункт 1 статьи 6 и пункт 1 статьи 7 Закона № 129-ФЗ). Там же бесплатно можно получить электронную копию устава. Бумажная выписка платная.

В выписке смотрите:

• статус: действует ли компания, нет ли записи о ликвидации, реорганизации, банкротстве или о предстоящем исключении из реестра;
• дату регистрации: фирме, созданной месяц назад, крупный контракт с предоплатой доверять рано;
• адрес и не менялся ли он недавно;
• директора: кто вправе действовать без доверенности, с какой даты и не сменился ли он прямо перед вашей сделкой;
• учредителей и уставный капитал;
• запись о недостоверности сведений об адресе, директоре или участниках. Её вносят, если налоговая проверила данные, а компания за 30 дней после уведомления их не подтвердила и не исправила (пункт 6 статьи 11 Закона № 129-ФЗ);
• виды деятельности: совпадают ли они с тем, что вам продают.

По заявлению самой компании доступ к части её сведений в ЕГРЮЛ может быть ограничен, случаи определяет правительство (пункт 1 статьи 6 Закона № 129-ФЗ). Если в выписке нет данных о директоре или учредителях, попросите у контрагента документы напрямую: устав, решение о назначении директора, карточку с реквизитами.

Добросовестно полагаться на данные реестра закон разрешает.

Абзац второй пункта 2 статьи 51 ГК РФ (извлечение). Лицо, добросовестно полагающееся на данные единого государственного реестра юридических лиц, вправе исходить из того, что они соответствуют действительным обстоятельствам. Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, полагавшимся на данные единого государственного реестра юридических лиц, ссылаться на … недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

«Проверь себя и контрагента» и «Прозрачный бизнес»: налоговые данные

Часть сведений о каждой организации налоговая публикует сама, в сервисах на своём официальном сайте. Их ищут по названиям «Проверь себя и контрагента» и «Прозрачный бизнес». Основание — статья о налоговой тайне: эти сведения тайной не считаются и выкладываются в открытый доступ.

Пункт 1.1 статьи 102 НК РФ (извлечение). Сведения об организации, указанные в подпункте 3 (в части сведений о суммах задолженности), налоговых правонарушениях и мерах ответственности за их совершение) и в подпунктах 7, 9 - 11 пункта 1 настоящей статьи, размещаются в форме открытых данных на официальном сайте федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" …

За этими подпунктами стоит конкретный набор:

• сумма задолженности по налогам, налоговые правонарушения и штрафы за них;
• специальный налоговый режим, который применяет организация;
• среднесписочная численность работников за прошлый год;
• суммы, перечисленные за прошлый год в качестве единого налогового платежа;
• доходы и расходы по бухгалтерской отчётности за прошлый год.

К налоговой тайне не относятся и сведения о мерах, которыми налоговая обеспечивает взыскание, в том числе о приостановлении операций по счетам (подпункт 14 пункта 1 статьи 102 и пункт 1 статьи 72 НК РФ). Заблокированный счёт поставщика — повод отложить предоплату. Годовую бухгалтерскую отчётность организаций можно посмотреть в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчётности.

Сопоставьте данные со сделкой. Компания обещает поставить товар на 20 млн рублей, а у неё один сотрудник и налогов за год уплачено несколько тысяч? Спросите прямо, кто и на чём повезёт товар. Сведения выкладывают за прошлый год, поэтому у фирмы, созданной в этом году, их может не быть.

Суды, приставы, банкротство: что ещё проверить до договора

Кроме налоговых сервисов, бесплатно доступны другие официальные источники:

В Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц вносят записи о смене директора и адреса, уведомления о ликвидации и реорганизации, сведения о признаках недостаточности имущества и о залоге движимого имущества (пункт 7 статьи 7.1 Закона № 129-ФЗ). Сведения реестра дисквалифицированных лиц открыты для всех (часть 3 статьи 32.11 КоАП РФ), а дисквалифицированный не вправе занимать должности в исполнительном органе юридического лица (часть 1 статьи 3.11 КоАП РФ).

Если долг уже образовался, порядок действий другой: он разобран в статье о взыскании дебиторской задолженности.

Кто подписывает договор: директор, доверенность, ограничения устава

Директор. Без доверенности от имени ООО действует единоличный исполнительный орган, обычно директор (подпункт 1 пункта 3 статьи 40 Закона № 14-ФЗ). Сведения о нём есть в ЕГРЮЛ (подпункт «л» пункта 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ). Сверьте фамилию и должность с выпиской, при личной встрече посмотрите паспорт.

Устав контрагента по общему правилу проверять не нужно. Третьи лица, полагающиеся на данные ЕГРЮЛ о том, кто выступает от имени компании, вправе исходить из неограниченности этих полномочий. Если в реестре указано, что несколько директоров действуют только совместно, подписи нужны от всех (пункт 22 Пленума ВС РФ № 25). Нарушение ограничений из устава позволяет оспорить сделку, только если доказано, что другая сторона знала или должна была знать об этих ограничениях (пункт 1 статьи 174 ГК РФ).

Для ООО отдельно стоит крупная сделка: выходящая за пределы обычной хозяйственной деятельности и стоимостью от 25 % балансовой стоимости активов общества. Если согласия участников не было, суд откажет в признании её недействительной, когда не доказано, что другая сторона знала или заведомо должна была знать, что сделка крупная или согласия нет (пункты 1 и 5 статьи 46 Закона № 14-ФЗ). Если контрагент продаёт вам, например, основное оборудование, попросите решение участников о согласии на сделку.

Представитель по доверенности. Доверенность — письменное уполномочие одного лица другому для представительства перед третьими лицами (пункт 1 статьи 185 ГК РФ). Проверьте, кто её выдал и есть ли этот человек в ЕГРЮЛ как директор, дату, срок и объём полномочий: на подписание договоров, на какую сумму. Доверенность без даты ничтожна, без срока действует год (пункт 1 статьи 186 ГК РФ).

Сведения о нотариальных отменах доверенностей и реестр распоряжений об отмене доверенностей доступны бесплатно (пункт 1 статьи 189 ГК РФ). Если о прекращении доверенности вы не знали и не должны были знать, сделка сохраняет силу для компании (пункт 2 статьи 189 ГК РФ). Но со следующего дня после внесения отмены в реестр вас считают извещёнными, так что посмотреть его перед подписанием стоит.

Подписал человек без полномочий.

Абзац первый пункта 1 статьи 183 ГК РФ. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.

Одобрением могут стать принятие исполнения, просьба об отсрочке, подписание акта сверки уполномоченным лицом (пункт 123 Пленума ВС РФ № 25). А если документ подписал тот, кто значился директором в ЕГРЮЛ, и вы добросовестно на это полагались, сделка по общему правилу связывает компанию (пункт 122 Пленума ВС РФ № 25). Ещё один довод в пользу выписки.

Признаки фирмы-однодневки

Понятия «фирма-однодневка» в законе нет. Так называют компанию, у которой есть регистрация и счёт, но нет людей, имущества и настоящей деятельности. Каждый признак ниже — повод разобраться глубже, а не приговор:

1. Запись о недостоверности адреса, директора или участников. Если она висит больше шести месяцев, налоговая может исключить компанию из реестра (подпункт «б» пункта 5 статьи 21.1 Закона № 129-ФЗ).
2. Нет отчётности и движения по счетам последние 12 месяцев. Такая компания признаётся недействующей и может быть исключена из ЕГРЮЛ (пункт 1 статьи 21.1 Закона № 129-ФЗ).
3. Массовый директор или адрес: руководитель записан ещё в десятках компаний, по адресу зарегистрированы многие фирмы.
4. Ноль работников и имущества при крупных оборотах, налоги в несколько тысяч рублей.
5. Свежая регистрация или смена директора, учредителя, адреса прямо перед сделкой. Минимальный уставный капитал ООО — 10 000 рублей (пункт 1 статьи 14 Закона № 14-ФЗ). Сам по себе он нормален, но в паре с крупной предоплатой настораживает.
6. Нет сайта, телефона, склада, товар никто не может показать, общение только через посредника.
7. Цена заметно ниже рынка, требование 100 % предоплаты, просьба заплатить на счёт другой компании.
8. Долги по налогам, приостановленные счета, иски от поставщиков.

Если компания-должник уже идёт к исключению из реестра, кредитор может направить в налоговую возражения. По общим основаниям это делают не позднее трёх месяцев со дня опубликования решения о предстоящем исключении, и тогда компанию не исключат (пункт 4 статьи 21.1 Закона № 129-ФЗ). О закрытии компании с долгами — в статье о ликвидации ООО, о том, когда за долги отвечают директор и владельцы, — в статье о субсидиарной ответственности.

Самозанятый контрагент: что проверить

Здесь своя проверка:

• статус плательщика налога на профессиональный доход проверяют по ИНН в сервисе налоговой. Статус может прекратиться, поэтому проверяйте его и перед оплатами, а не только при подписании;
• чек на каждую оплату. Самозанятый обязан передать сведения о расчёте в налоговую и сформировать чек. Чек передают в момент расчёта, а при иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа следующего месяца (части 1 и 3 статьи 14 Закона № 422-ФЗ). Без чека подтвердить расход сложнее;
• бывший сотрудник. Доходы по гражданско-правовым договорам с работодателем или с тем, кто был работодателем менее двух лет назад, не признаются объектом налога на профессиональный доход (пункт 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ). Перевод штатного работника в самозанятые грозит доначислением НДФЛ и взносов.

Что закрепить в договоре

Проверка снижает риск, договор распределяет то, что осталось.

Реквизиты по ЕГРЮЛ: полное наименование, ОГРН, ИНН, адрес, фамилия и должность подписанта и основание его полномочий (устав или доверенность с номером и датой). Копию доверенности приложите к договору. Сообщения по адресу из ЕГРЮЛ считаются полученными компанией, даже если её там нет (пункт 3 статьи 54 ГК РФ), поэтому претензии направляйте именно туда.

Заверения об обстоятельствах. Контрагент заверяет, что зарегистрирован надлежащим образом, подписант уполномочен, нужные согласия на сделку получены, у него есть персонал, транспорт и склад для исполнения, он сдаёт отчётность и платит налоги, не передаст исполнение третьим лицам без вашего согласия.

Пункт 1 статьи 431.2 ГК РФ (извлечение). Сторона, которая при заключении договора либо до или после его заключения дала другой стороне недостоверные заверения об обстоятельствах, имеющих значение для заключения договора, его исполнения или прекращения (в том числе относящихся к предмету договора, полномочиям на его заключение, соответствию договора применимому к нему праву, наличию необходимых лицензий и разрешений, своему финансовому состоянию либо относящихся к третьему лицу), обязана возместить другой стороне по ее требованию убытки, причиненные недостоверностью таких заверений, или уплатить предусмотренную договором неустойку.

Если недостоверные заверения были для вас существенны, вы вправе ещё и отказаться от договора (пункт 2 статьи 431.2 ГК РФ). Если заверения дал предприниматель в своей деятельности, он отвечает, даже если сам не знал об их недостоверности, когда договор не говорит иное (пункт 4 статьи 431.2 ГК РФ).

Возмещение потерь. Предприниматели могут договориться, что одна сторона возместит другой имущественные потери при наступлении определённых обстоятельств, например если налоговая откажет в вычете НДС по этой сделке. В договоре нужно указать размер возмещения или порядок его расчёта. Суд не может уменьшить такое возмещение, кроме случая, когда доказано, что сторона умышленно содействовала увеличению потерь (пункты 1 и 2 статьи 406.1 ГК РФ).

Прочие условия: обязанность сообщать о смене директора, адреса, о ликвидации и реорганизации; запрет передавать исполнение субподрядчикам без согласия; оплата только на счёт самого контрагента; поэтапная оплата вместо полной предоплаты; суд по вашему городу.

Требования налоговой о контрагенте и встречные проверки

Если проверяют вашего контрагента, у вас могут истребовать документы о нём и о сделке. В рамках проверки требование нужно исполнить в течение пяти дней со дня получения, а если запрос о конкретной сделке пришёл вне проверки — в течение десяти дней; в тот же срок можно сообщить, что документов нет (пункты 1, 2 и 5 статьи 93.1 НК РФ). Как отвечать, разобрано в статье о требовании налоговой вне проверки, а если проверка пришла к вам — в статье о выездной налоговой проверке.

Держите досье на каждого крупного контрагента: выписку из ЕГРЮЛ на дату перед договором, налоговые данные, копию доверенности, переписку, предложения других поставщиков и объяснение, почему выбрали этого. И доказательства реального исполнения: транспортные накладные, пропуска, фотографии, контакты сотрудников, принимавших товар. Именно они отвечают на главный вопрос статьи 54.1 НК РФ: кто исполнил сделку.

Типичные ошибки

1. Проверили один раз при первом договоре, а через год у партнёра новый директор и запись о недостоверности. Повторяйте проверку перед крупными платежами и новыми спецификациями.
2. Сохранили только «зелёную отметку» стороннего сервиса без самих сведений и даты. В споре с налоговой нужны выписка и данные на день сделки.
3. Подписали договор с менеджером без доверенности, на слово. Если компания его не одобрит, обязательства могут оказаться у самого менеджера, а не у компании.
4. Заплатили на счёт другой фирмы по письму поставщика. На практике налоговая может увидеть в этом признак, что исполнитель другой, а вернуть деньги при срыве поставки сложнее.
5. Не вписали в договор заверения и условие о потерях. Тогда снятый вычет придётся взыскивать с поставщика как убытки, доказывая их размер и причину.

Когда нужен юрист

• крупная сделка или предоплата, а у партнёра есть тревожные признаки;
• договор подписывает не директор, полномочия вызывают сомнения;
• нужно составить заверения и условие о возмещении потерь под вашу сделку;
• налоговая прислала требование о контрагенте или отказала в вычете;
• контрагент взял деньги и пропал, идёт к ликвидации или исключению из реестра.

Если ситуация сложнее типовой — юрист «Моей защиты» в вашем городе проверит контрагента до сделки, подготовит договор с защитными условиями и поможет ответить налоговой. Мы работаем в Абакане, Барнауле, Иркутске, Кызыле, Новосибирске, Омске, Томске, Улан-Удэ, Хабаровске и Южно-Сахалинске. Подробнее — на странице юрист для бизнеса и сопровождение.

Законодательство актуально на 23.09.2026. Материал проверяется юристом компании перед публикацией.