Претензия поставщику: как составить, если товар не поставлен или сорваны сроки

Претензия поставщику — письменное требование покупателя к компании или предпринимателю, которые не поставили товар, сорвали сроки, привезли меньше или с браком. В ней называют нарушение, считают деньги и дают срок: поставить товар, вернуть предоплату, заплатить неустойку.

Для денежных требований по договору поставки претензия обязательна: без неё арбитражный суд иск не рассмотрит. Подать иск можно по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили другой срок или порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ). Это правило для споров между компаниями и предпринимателями. Если вы покупали вещь для себя, действуют правила о защите прав потребителей — они разобраны в статье претензия на возврат товара.

Если коротко: проверьте раздел договора о спорах, посчитайте предоплату и неустойку, напишите претензию со ссылкой на договор и нормы, подпишите у директора или представителя по доверенности и отправьте ценным письмом с описью по адресу из ЕГРЮЛ. Через 30 дней без денег и товара — иск в арбитражный суд. На время претензии срок исковой давности приостанавливается.

Досудебная претензия по договору поставки: обязательна ли и какой срок

Часть 5 статьи 4 АПК РФ (извлечение). Гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Иные споры, возникающие из гражданских правоотношений, передаются на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора только в том случае, если такой порядок установлен федеральным законом или договором.

Что это значит для покупателя:

Срок считают со дня направления претензии, а не со дня, когда поставщик её получил. Договор может назначить и более короткий, и более длинный срок — тогда действует он. Если ко дню подачи иска срок не истёк и ответа нет, суд вернёт заявление (пункт 5 части 1 статьи 129 АПК РФ, пункт 22 Пленума № 18). Если нарушение обнаружится после принятия иска, его могут оставить без рассмотрения (пункт 2 части 1 статьи 148 АПК РФ), причём и тогда, когда претензионный порядок установлен только договором (пункт 27 Пленума № 18).

Что потребовать в претензии поставщику

Требование подбирают под нарушение.

• Товар не поставлен, предоплата внесена. Можно потребовать передать оплаченный товар или вернуть предоплату за непереданный товар (пункт 3 статьи 487 ГК РФ). На предоплату начисляются проценты по статье 395 ГК РФ со дня, когда товар должен был быть передан, до его передачи или возврата денег, если иное не предусмотрено законом или договором (пункт 4 статьи 487).
• Сорваны сроки поставки. Неустойку из договора требуют без доказательства убытков (пункт 1 статьи 330 ГК РФ). От товара, поставка которого просрочена, можно отказаться, уведомив поставщика, если договор не говорит иное, но поставленное до получения поставщиком уведомления придётся принять и оплатить (пункт 3 статьи 511).
• Недопоставка по количеству. Поставщик восполняет недопоставку в следующем периоде в пределах срока договора, если договор не предусматривает иное (пункт 1 статьи 511). Покупатель вправе потребовать недостающее количество либо отказаться от переданного товара и от оплаты, а если товар оплачен — вернуть деньги, если иное не предусмотрено договором (пункт 1 статьи 466). Ещё вариант — купить товар у других и отнести на поставщика необходимые и разумные расходы (пункт 1 статьи 520).
• Брак. Можно требовать уменьшить цену, устранить недостатки или возместить расходы на их устранение, а при существенных недостатках — заменить товар или вернуть деньги (статья 475 ГК РФ), если только поставщик, получив уведомление, без промедления не заменил товар (пункт 1 статьи 518).

Недостачу и брак при приёмке нужно незамедлительно письменно сообщить поставщику (пункт 2 статьи 513 ГК РФ). Это уведомление ещё не претензия, но без него спорить труднее. Как принимать товар, доказывать брак и что ещё можно взыскать — в статье суд по договору поставки.

Как написать претензию поставщику: что указать

Единой формы закон не задаёт. Главное — указать конкретный спор и предложить его урегулировать: тогда расхождение сумм в претензии и в иске само по себе не означает, что порядок нарушен (пункт 14 Пленума ВС РФ № 18). Но если договор перечисляет документы для претензии, приложите их все (пункт 17).

Что должно быть в тексте:

• номер и дата договора и спецификации, условия о товаре, цене и сроке;
• факты с датами: оплата, срок поставки, что пришло (УПД, акт о расхождении);
• нарушенные пункты договора и статьи ГК РФ;
• расчёт на дату претензии с оговоркой, что неустойка или проценты начисляются до дня исполнения;
• одно ясное требование и срок, в который его нужно выполнить;
• реквизиты для возврата денег и контакт ответственного сотрудника;
• предупреждение, что при отказе вы обратитесь в арбитражный суд и потребуете возместить судебные расходы.

Образец претензии поставщику: структура

Заполните пропуски своими данными:

1. Кому: полное наименование поставщика, ИНН, ОГРН, адрес из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) — ________.
2. От кого: наименование покупателя, ИНН, ОГРН, адрес, телефон, e-mail — ________.
3. Исходящий номер и дата — № ____ от ________.
4. Заголовок: «Претензия по договору поставки № ____ от ________».
5. Обстоятельства: по договору (спецификации № ____) поставщик обязался поставить ________ в количестве ____ до ________. Покупатель оплатил ________ ₽ платёжным поручением № ____ от ________. Товар не поставлен / поставлен частично: ____ из ____ (УПД № ____ от ________).
6. Нарушенные условия: пункт ____ договора, статьи ________ ГК РФ.
7. Расчёт: предоплата ________ ₽; неустойка по пункту ____ договора: ________ ₽ × ____ % × ____ дн. = ________ ₽ на ________; начисление продолжается до дня исполнения.
8. Требование: поставить товар до ________ / вернуть предоплату ________ ₽ и уплатить неустойку ________ ₽ в течение ____ дней.
9. Реквизиты: банк ________, БИК ________, расчётный счёт ________.
10. Предупреждение об иске в арбитражный суд с отнесением на поставщика пошлины и расходов.
11. Приложения: договор, спецификация, платёжные поручения, УПД, акт о расхождении, расчёт, доверенность подписанта — ________.
12. Должность, ФИО, подпись, печать при наличии.

Если вы, наоборот, поставщик и требуете оплату, структура та же; весь путь от претензии до приставов описан в статье взыскание дебиторской задолженности.

Кто подписывает претензию

Претензию подписывает уполномоченное лицо, а полномочие может следовать, в частности, из доверенности или закона (пункт 6 Пленума ВС РФ № 18).

• Директор ООО как единоличный исполнительный орган подписывает без доверенности (подпункт 1 пункта 3 статьи 40 Закона № 14-ФЗ).
• Юрист, менеджер, главный бухгалтер — только по доверенности. Доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного законом и учредительными документами (пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ). Копию приложите к претензии.
• Индивидуальный предприниматель подписывает сам или через представителя по доверенности.

Как отправить претензию поставщику и доказать получение

Пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Куда. Сообщение организации или предпринимателю «направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом» (пункт 63 Пленума ВС РФ № 25). Надёжнее отправить по обоим адресам. Если договор велит слать сообщения исключительно по указанному в нём адресу или способом, отправка иначе не считается надлежащей, кроме случая, когда отправитель знал или должен был знать, что адрес в договоре недостоверен (пункт 64). Если спор связан с работой филиала поставщика, достаточно адреса филиала (пункт 11 Пленума № 18).

Как. Лично — под подпись с датой на вашем экземпляре. Почтой — заказным или ценным письмом с описью вложения, если закон, договор, обычай или практика сторон не требуют иного (пункт 12 Пленума № 18). Доказывать отправку должен покупатель, а поставщик вправе доказывать, что в конверте была не претензия, а другие документы. Опись вложения помогает отбить этот довод.

Электронно. Для обычных сообщений Пленум № 25 допускает электронную почту, если ясно, от кого и кому письмо (пункт 65). Для претензии правило строже: почта, мессенджеры, соцсети годятся, только если такой способ установлен нормативным актом, явно и недвусмысленно предусмотрен договором или стал обычной практикой сторон (пункт 13 Пленума № 18).

Пункт 67 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 (извлечение). Бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение. … Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Срок исковой давности на время претензии

Претензионный порядок по денежным спорам установлен законом, поэтому на время претензии давность приостанавливается (пункт 3 статьи 202 ГК РФ).

Пункт 16 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43. Если стороны прибегли к предусмотренному законом или договором досудебному порядку урегулирования спора (например, претензионному порядку, медиации), то течение срока исковой давности приостанавливается на срок, установленный законом или договором для проведения соответствующей процедуры, а при отсутствии такого срока - на шесть месяцев со дня ее начала (пункт 3 статьи 202 ГК РФ).

В случае соблюдения сторонами досудебного порядка урегулирования спора ранее указанного срока течение срока исковой давности приостанавливается на срок фактического соблюдения такого порядка. Например, течение срока исковой давности будет приостановлено с момента направления претензии до момента получения отказа в ее удовлетворении.

После соблюдения сторонами досудебного порядка урегулирования спора течение срока исковой давности продолжается (пункт 4 статьи 202 ГК РФ). Правило об увеличении срока исковой давности до шести месяцев в этом случае не применяется.

Признание претензии поставщиком Пленум № 43 относит к действиям, которые прерывают давность, и срок начинается заново, а ответ без признания долга этого не делает (статья 203 ГК РФ, пункт 20 Пленума № 43). Как считать сам срок — в статье срок исковой давности.

Поставщик не ответил на претензию или отказал

• Молчит. По истечении 30 дней или срока из договора подавайте иск. В нём указывают сведения о соблюдении претензионного порядка, а прикладывают претензию и доказательства отправки (пункт 8 части 2 статьи 125, пункт 7 части 1 статьи 126 АПК РФ). Без этих документов иск оставят без движения (статья 128 АПК РФ, пункт 21 Пленума № 18).
• Отказал письменно. Иск возвращают, когда срок не истёк и ответа нет (пункт 22 Пленума № 18). Это наш вывод из текста пункта: письменный отказ — ответ, поэтому ждать конца срока не обязательно. Прямо Пленум так не говорит, суд может отнестись строже, поэтому приложите отказ к иску.
• Согласился частично. Зафиксируйте признанную сумму актом сверки или гарантийным письмом за подписью уполномоченного лица, на остальное — иск.

Если в суде вы увеличите сумму за счёт новых дней просрочки или замените требование о товаре на требование о деньгах, новая претензия не нужна (пункт 23 Пленума № 18).

Типичные ошибки

1. Претензия только на e-mail, не названный в договоре. Порядок не будет соблюдён, иск могут вернуть или оставить без рассмотрения.
2. Письмо без описи. Нечем доказать, что в конверте была именно претензия.
3. Иск через 10 дней, потому что такой срок указан в претензии. Если договор не сокращает 30 дней и ответа нет, заявление вернут.
4. Подпись менеджера без доверенности. Поставщик заявит, что претензию подписал неуполномоченный.
5. Нет расчёта и конкретного требования. Письмо «примите меры» трудно выдать за предложение урегулировать спор.

Когда нужен юрист

• предоплата крупная, а поставщик перестал выходить на связь;
• нужно выбрать между ожиданием товара, возвратом денег и расторжением;
• договор назначает особый претензионный порядок, суд или способ обмена документами;
• поставщик выдвинул встречные претензии.

Если ситуация сложнее типовой — юрист «Моей защиты» в вашем городе проверит договор, посчитает требования, подготовит и отправит претензию, а затем иск в арбитражный суд. Мы работаем в Абакане, Барнауле, Иркутске, Кызыле, Новосибирске, Омске, Томске, Улан-Удэ, Хабаровске и Южно-Сахалинске. Подробнее — на странице договорные споры.

Законодательство актуально на 23.09.2026. Материал проверяется юристом компании перед публикацией.